Substansi

Ingin jadi sastrawan dan wartawan, malah nyasar jadi dosen ITB

Surat-menyurat, kuno tapi bermanfaat

5 Comments

Ini adalah surat pemberitahuan dari rumah sakit bahwa anak kami, Kinan, akan kontrol dengan (asisten) dokter spesialis mata di rumah sakit satu bulan lagi. Karena penyakitnya, dia secara rutin diperiksa oleh dokter di rumah sakit. Alhamdulillah Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) memberikan pelayanan yang amat baik. Termasuk dalam hal informasi ke pasien.

Surat dari UMCG untuk Kinan

Surat dari UMCG untuk Kinan

Di jaman yang serba digital seperti sekarang, mungkin terasa aneh kami masih mendapatkan surat fisik. Apalagi ini di Belanda, salah satu negara yang paling maju di dunia. Memang, semakin kesini semakin banyak korespondensi yang sifatnya online, dan saya selalu memilih opsi ini jika tersedia. Misal tagihan dan pemberitahuan asuransi, listrik, laporan kartu kredit, dll. Semua itu bisa dilakukan secara online. Termasuk juga masalah pembayarannya, tinggal pilih opsi autodebet. Tetapi, masih banyak juga korespondensi yang menggunakan media surat fisik. Misalnya catatan sipil dari Gemeente (kantor kota), kontrak kerja, hasil evaluasi studi, pemberitahuan servis rutin instalasi air panas, dll. Diluar iklan yang terkadang menyebalkan, kira-kira kami bisa mendapatkan 3-5 surat dari berbagai macam instansi dalam satu bulan. Bisa dibayangkan, kan, bahwa frekuensi pengiriman surat fisik memang cukup tinggi di Belanda.

Mungkin surat menyurat sudah terdengar kuno. Apalagi buat anak jaman sekarang yang mungkin ke kantor pos untuk mengirimkan surat/kartu pos pun tidak pernah. Tetapi kalau dipikirkan, sebetulnya banyak manfaatnya.

Pertama, ini menunjukkan bahwa administrasi pencatatan berkas di Belanda sudah bagus. Setiap kali mengubah data ke kantor kota, kita langsung dikirimi berkas perubahannya. Pelayanan pencatatan sipil disini memang baik. Waktu Kinan lahir. Saya datang ke Gemeente untuk melaporkan kelahirannya. Saya tidak perlu mengantri karena sudah bikin janji terlebih dahulu secara online. Dalam tempo setengah jam, akta kelahirannya sudah jadi. Bayarnya 12,5 Euro. Bahkan, jika tidak perlu akta yang berbahasa Inggris (untuk pengurusan paspornya di KBRI Den Haag), akta lahir bisa didapat dengan gratis. Dua hari kemudian, surat dari Gemeente sampai ke rumah. Isinya adalah pemberitahuan bahwa sudah ditambahan ke catatan keluarga saya, seorang anggota keluarga yang baru, yaitu si Kinan.

Luar biasa bukan? Sementara, di Indonesia, data pencatatan sipil terkenal kurang baik. Paling tidak, saya dulu paling malas kalau berurusan dengan kantor kecamatan. Antriannya lama, prosedurnya repot, dan banyak data yang redundan. Terkadang juga tanpa sungkan-sungkan, petugas minta untuk “mengisi uang kas”, yang tidak lain adalah sumbangan untuk dirinya sendiri. Ini sangat menyebalkan. Mereka kan sudah digaji untuk melayani masyarakat. Sekarang tidak tahu, semoga sudah lebih baik. Kalau tidak, menjadi tugas Kementerian Dalam Negeri untuk membereskannya.

Di Belanda, pengiriman berkas semacam itu dimungkinkan karena data kependudukan itu diatur dengan baik. Pindah rumah walaupun di kota yang sama, harus lapor ke Gemeente. Konsekuensinya, data alamat menjadi sesuatu yang relatif ajeg. Sehingga kalau mau kirim surat, referensinya jelas, bisa ditelusuri. Sedangkan dulu waktu kuliah, setelah 8 tahun kos di Bandung, saya baru ganti alamat. Jadi selama 8 tahun itu, secara hukum, alamat resmi saya tetap di Jember, hihihi.

Kedua, memudahkan kita dalam membuat rencana kegiatan. Contoh, disitu disebutkan bahwa janji dengan dokter bakal terjadi di jam 08:45. Nanti di tanggal 22 Maret, kami tinggal datang jam 08:40, menunggu 5-15 menit, diperiksa, kemudian selesai. Tidak perlu ada waktu yang terbuang karena kita antri lama ke dokter. Apalagi dengan jadwal transportasi umum (bus) yang juga definitif, makin mudahlah mengatur kegiatan kami. Saya jadi berpikir bahwa ternyata hidup dengan mudah dan nyaman itu sangat dominan dipengaruhi bagaimana pemerintah mengatur dan menyediakan fasilitas yang baik untuk rakyatnya.

Kalau ada yang bilang, dengan diberitahu jauh-jauh hari (1-2 bulan sebelum), justru malah bisa-bisa kita malah jadi lupa, menurut saya itu namanya terlalu (Jw: kebacut, Sd: kacida). Jaman sekarang ada Google Calendar yang dengan mudah disambungkan ke telepon genggam. Pengingat kegiatan (reminder) bisa dibuat sesering yang kita mau. Tinggal kita mau pakai apa tidak. Lagipula, kalau afspraak (janji bertemu) dijadwalkan jauh-jauh hari, biasanya seminggu sebelumnya, kami dikirim surat lagi, untuk mengingatkan. Jadwal afspraak juga tidak saklek. Di surat disebutkan, jika kami tidak bisa hadir pada waktu yang sudah dijadwalkan, kami harus memberitahu rumah sakit sesegera mungkin lewat telepon. Nanti mereka akan mencarikan jadwal yang lain, dan surat pemberitahuan yang baru akan sampai ke rumah kami.

Ketiga, mengakomodasi mereka yang memang memilih surat fisik atau tidak punya akses ke internet. Misal orang yang sudah sepuh. Menjadi hak masing-masing juga, kan untuk memilih metode penyampaian informasi seperti apa yang mereka inginkan. Pasalnya, di Belanda banyak orang yang sudah tua yang hidup sendirian. Sulit dan kasihan juga kalau tidak ada yang membantu mereka membacakan surat secara online (e-mail).

Keempat, secara langsung juga membantu bisnis Post NL, PT Pos nya Belanda, tetap eksis. Meskipun pada dasarnya frekuensi pengirimannya memang tinggi (contoh dari transaksi jual beli online), saya yakin tetap ada kontribusinya dari pengiriman berkas-berkas semacam ini.

FYI, sebagai perbandingan, net profit tahunan Post NL adalah sekitar 300 juta Euro (sekitar Rp 4,5 triliun). Sementara laba bersih tahunan PT Pos adalah sekitar Rp 120 miliar, atau hanya 1/40 nya. Padahal, pasar potensial (penduduk) di Indonesia ituberkali-kali lipat banyaknya dari Belanda.

Selain itu, pada dasarnya orang Belanda memang masih suka surat-menyurat. Mereka sering berikirim kartu ucapan. Banyak sekali jenisnya. Dari yang umum seperti kartu ucapan ulang tahun dan pernikahan, sampai yang baru saya lihat disini seperti kartu ucapan semoga cepat sembuh, kenaikan karir, pindah rumah, ulang tahun pernikahan emas, dll. Tampaknya setiap momen kehidupan sangat berharga buat orang Belanda.

Jadi, surat menyurat tidak melulu kuno, toh?

Groningen, 26 Februari 2016

Author: Rully Cahyono

Pengajar yang terus belajar

5 thoughts on “Surat-menyurat, kuno tapi bermanfaat

  1. Salam. Di Belanda semua udah bisa autodebet. Keren ya.

  2. Om, di Belanda klo pindah tempat tinggal itu harus lapor ke mana y (apa sejenis Dukcapil gitu). Kenapa di Indonesia g gitu y sistemnya khan udah E-KTP? jadi g usah ganti2 KTP

    • Salam kenal. Kalau di Belanda, wajib lapor ke Gemeente (kantor pemerintah kota). Di Indonesia, seharusnya memang Dukcapil yang mengurus. Tapi prosedurnya belum jelas. Lagipula, tidak ada “kerugian” saat kita tidak lapor waktu pindah alamat. Di Belanda, kalau pindah alamat kemudian tidak lapor Gemeente, kita sendiri yang repot. Semua data mengacu ke alamat; pajak, kesehatan, sekolah anak, dsb.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s